労務管理

就業規則・雇用契約書の作成

はじめに

使用者である企業は、就業規則を作成することが必要です。事業規模によっては、作成義務のない使用者・事業所もありますが、トラブルの防止の観点から、作成しておくに越したことはありません。
また、労働者の採用をするときには、労働条件を明確にして提示する必要があります。これは、どの使用者も行わないといけませんが、何をどのように示すことが必要かを把握しておかなければ、後から労働者との間で問題が生じかねません。

就業規則・労働条件明示の必要性

では、そもそも、なぜ就業規則を作成したり、労働条件を明示しなければいけないのでしょうか。
この点について、就業規則の作成や、労働条件の明示が必要とされているのは、基本的には労働者を保護することが目的です。労働条件が曖昧であると、労働者の権利や義務も曖昧なものになってしまうため、それらを使用者がちゃんと明確にするように、法律で義務化されているのです。
もっとも、使用者に課されたこれらの義務は、実は労働者にとってのみ有用というわけではありません。
例えば、事前に就業規則があれば、労働者を採用するたびにその都度、具体的な労働条件を取り決めなくともよくなります。また、労働者との間でトラブルが生じた場合には、労働条件が明確になっていることで、トラブルを迅速に解決することができる場合もあります。
そういった意味で、使用者にとっても、就業規則の作成や労働条件の明示は、手間をかけて行う意義のあるものといえます。

就業規則について

就業規則とは、使用者が作成する職場の規律や労働条件を定めた規則のことをいいます。
そして、就業規則については、その中に定められている規則が、労働者一人一人と使用者との間の労働契約の内容になるという効果があります。つまり、就業規則に定めてある事項については、採用の都度、労働者との間で個別に細かな労働条件を定めなくともよいということになります。

就業規則の作成が義務となる場合

一定以上の規模の使用者には、就業規則の作成が法律によって義務とされています。
一定以上の規模の使用者とは、具体的には、常時10人以上の従業員を雇用する使用者のことをいいます。また、これに該当する使用者に対しては、就業規則の作成義務と並んで、労働基準監督署長に対して届出をする義務もあります。
ただ、従業員が10人未満であるからといって、就業規則を作成しないでよいということではありません。確かにこの場合は法的には義務ではありませんが、先にご説明したように、就業規則を定めておくことは、労働者にとってのみならず、使用者にとってもメリットがあります。そのため、たとえ義務でなくとも、使用者としては就業規則を定めておくことが望ましいでしょう。

就業規則の内容とその通知

就業規則の内容

では、就業規則を作成する場合、就業規則には、どのような内容を定めておかなければいけないのでしょうか。この点につき、労働基準法は、以下の事項を絶対的記載事項として、必ず定めなければならないとしています。

  • 始業時間
  • 終業時間
  • 休憩時間
  • 休日
  • 休暇
  • 労働者を2組以上に分けて交代して作業させる場合の就業時転換について
  • 賃金の計算方法
  • 支払方法
  • 支払の時期
  • 昇給
  • 解雇事由を含む退職に関する事項

また、これらの事項について、どのような内容で定めてもよいというわけではありません。当然ながら、就業規則の内容が法律に反するようなことは許されませんし、合理的なものでなければなりません。

就業規則の通知

さらに、作成した就業規則の内容については、労働者へ通知しておかなければいけません。
その具体的な通知方法については、

  • 就業規則を作業場の見やすい場所に掲示をすること
  • 書面にして労働者へ交付すること
  • パソコンを利用していつでも閲覧ができるようにする方法

のいずれでもよいとされています。

労働条件の明示と雇用契約書の作成

法律(労働基準法)は、使用者と労働者との間で労働契約を結ぶ際に、使用者が労働条件を明示することと、これを書面で交付することを義務としています。
 もっとも、この労働契約を含む契約自体は、書面によらず、口頭での約束によっても成立します。
ただ、労働契約の締結については、労働条件を明確にして、労働者の権利義務をわかりやすく明確にするという労働者保護のために、書面で交付するという方法が採られているわけです。

明示すべき労働条件の内容

では、労働条件を明示する場合には、いかなる内容を示せばよいのでしょうか。
この点については、まず、上述した就業規則の絶対的記載事項と同じ事項を明示しなければなりません。
また、それに加えて、労働契約の期間、働く場所と仕事の内容、さらには残業の有無なども、きちんと示さなければなりません。

書面での交付を

この労働条件の明示については、上記のとおり書面で行わなければならないわけですが、企業としてはいかなる書面を作成して、従業員に交付すればよいのでしょうか。

雇用条件通知書について

まず、最初に考えられるものとして、各労働条件を記載した雇用条件通知書というものを作成して従業員に交付するという方法があります。この雇用条件通知書は、れっきとした『書面』ですので、記載内容に漏れさえなければ、この方法でも法的には問題ありません。
ただし、雇用条件通知書による場合、『通知書』という語感からも何となく感じ取っていただけるかと思いますが、使用者から従業員へ一方的に説明・交付することになり、従業員としては実は内容について全く理解・納得していないということになりがちです。
その結果、従業員から事後的に「そんな話は聞いていない」と主張され、トラブルになってしまうケースも多々あります。

雇用契約書について

そこで、次に考えられるものとして、雇用条件通知書ではなく労働条件を明示した雇用契約書を作成し、その内容をきちんと説明をした上で、労働者と使用者それぞれが署名捺印をするという方法があります。
この方法であれば、双方が納得した上でサインしているわけですので、のちのトラブルを防止しやすくなります。また、従業員側からすれば、「労働条件を曖昧にせず、わざわざ契約書に書いてくれているのだから、後から勝手に変更されることはないだろう」と感じることができますので、企業に対して信頼感を持ってもらうこともできるでしょう。
そのため、雇用条件通知書によるよりも、雇用契約書を作成する方が使用者・労働者双方にとって望ましいといえます。